В прошлой статье мы начали говорить о важных изменениях, которые компании могут внедрить для роста эффективности сотрудников. Мы обсудили инструменты, которые помогут сэкономить время и позволят работать быстрее.
В этой статье мы рассмотрим вторую стратегию: постоянный доступ к знаниям и возможность делиться идеями.
Исследования показывают, что люди работают лучше, когда имеют простой быстрый доступ к коллективным знаниям и информации, необходимой для работы. Половина работников по всему миру говорит, что доступ к таким данным положительно влияет на продуктивность.
По мнению сотрудников крупных компаний, обмен знаниями в режиме реального времени ведет к:
- более быстрому реагированию - 69%
- ускорению принятия решений - 63%
- повышению вовлеченности и удовлетворенности - 59%
- экономии времени и большей эффективности - 58%
- улучшению качества обслуживания и удовлетворенности клиентов - 48%
Итак, доступ к знаниям помогает раскрыть полный потенциал сотрудников. Отдел продаж может создать более качественные презентации, когда они владеют корректными данными и творческими активами. Маркетологи могут создавать более эффективные рекламные кампании, когда знают о результатах предыдущих. ИТ-специалисты могут реагировать быстрее на угрозы безопасности, когда получают предупреждающее уведомление о подозрительной активности.
79% бизнес-лидеров США убеждены, что бесшовный цифровой доступ к знаниям важен для общей производительности, но только 18% сообщают, что в компании есть необходимые инструменты.
Больше данных — больше проблем
Ежегодный рост данных на 61% приводит к тому, что предприятия генерируют больше информации, чем когда-либо прежде.
Но сотрудники не могут найти то, что им нужно:
86% испытывают проблемы при поиске информации, которая им нужна, чтобы делать свою работу.
82% тратят по меньшей мере 30 минут в день на поиск информации.
46% работников заявляют, что найти нужную информацию сложно и это отнимает много времени.
31% будут использовать Google Поиск, чтобы найти логотип собственной компании.
Чтобы преодолеть эти и другие трудности, больше половины работников прибегают к собственным решениям для обмена информацией, что подвергает риску важные данные. Поэтому дальновидные компании создают собственную культуру прозрачности и обмена информацией.
Безопасные инструменты для доступа, обмена и поиска информации
Первым шагом является предоставление сотрудникам централизованно управляемой технологии, которая отвечает их потребностям в доступе и обмене знаниями, ограничивая зависимость от несанкционированных приложений, которые могут поставить под угрозу конфиденциальные данные.
Например, многие компании внедряют облачные сервисы хранения и синхронизации файлов, социальные платформы, предназначенные для корпоративных коммуникаций, и инструменты для поиска во внутренних хранилищах данных.
Люди могут быстро и легко получать информацию, не беспокоясь о проблемах управления версиями или прохождения дополнительного этапа подключения через VPN. В идеале сотрудникам даже не нужно вводить ключевое слово или открывать папку; вместо этого приложение будет использовать искусственный интеллект для автоматического отображения нужного контента в нужное время.
Но доступ — это только часть головоломки. Сотрудникам также нужно научиться правильно работать с информацией. Как они могут использовать данные для принятия более взвешенных решений и улучшения качества обслуживания клиентов?
Ведущие предприятия пользуются преимуществами решений на основе искусственного интеллекта, которые позволяют любому человеку получить ценную информацию из данных, даже без специального обучения. Например, программа для работы с электронными таблицами предлагает возможность писать запросы с использованием естественного языка вместо SQL.
Кейс GANT
Международный бренд GANT оптимизировал процесс обмена знаниями,
высвободил 150 000 часов в год для глобальных инноваций.
Ключевые стратегические пункты
• Заменили дорогие устаревшие инструменты на облачные приложения для совместной работы и повышения производительности.
• Введена практика видеовстреч для общения с коллегами и партнерами из любой точки мира.
• Обеспечен быстрый беспрепятственный доступ к онлайн-обучению, документам и другим ресурсам для новых сотрудников.
Результаты
• Высвобождены 30–60 минут ежедневно для 800 пользователей, что позволяет им уделять больше внимания творческим задачам.
• Отказ от необходимости пересылать файлы по электронной почте туда и обратно, тем самым сокращено использование электронной почты на 40%.
• Сокращены расходы на поездки на 20% за счет проведения встреч и тренингов с помощью видео.
• Повышена производительность новых сотрудников за счет оптимизации процесса адаптации.
Пять подсказок для защиты данных вашей компании
Поскольку в ближайшие годы доступ к информации станет более быстрым и легким, дальновидные компании переосмысливают свой подход к защите данных клиентов и интеллектуальной собственности — часто с помощью облачных технологий. Эксперт по безопасности Google Хизер Адкинс делится некоторыми ключевыми рекомендациями:
1. Воспользуйтесь преимуществами автоматизации безопасности.
Число киберугроз растет, а злоумышленники используют все более сложные методы, поэтому безопасность — это необходимость, которая должна масштабироваться. Переходите к автоматическим процессам безопасности с помощью инструментов анализа следующего поколения, которые предупреждают администраторов о подозрительных действиях, немедленно реагируют на действия злоумышленника и методично применяют те же правила к аналогичным угрозам в будущем.
2. Определите, где начинаются и заканчиваются границы предприятия, ведь многие сотрудники работают с несколькими устройствами и приложениями. Унифицированная панель управления может выступать в качестве сторожевой башни, предупреждая администраторов о потенциальных угрозах, давая рекомендации по улучшению состояния безопасности.
3. Не полагайтесь только на пароли.
Имя любимого питомца — единственный барьер между вами и взломом данных? Добавьте дополнительный уровень защиты с многофакторной аутентификацией, которая требует, чтобы сотрудники входили в систему, используя то, что они знают (свой пароль), и то, что у них есть (например, голосовой вызов или уведомление на телефоне). Сделайте процесс еще более удобным и безопасным, вооружив пользователей ключами безопасности — токенами аутентификации, которые подключаются к компьютерам и устройствам.
4. “Замените замки”, когда сотрудники уходят.
Принимая во внимание, что 36% сотрудников США участвуют в гиг-экономике и растут показатели текучести кадров для работников, занятых полный день, риск того, что бывшие сотрудники уйдут с корпоративными секретами, значителен. Обеспечьте безопасность и защищенность своей организации, пользуясь преимуществами облачных сервисов и не поощряя использование локальных хранилищ, таких как USB-накопители. Когда сотрудник уходит, обязательно отключите его доступ и удаленно удалите данные с телефонов и других персональных устройств.
5. Защита личной информации.
Ежегодный рост данных на 61% приводит к тому, что предприятия генерируют больше информации, чем когда-либо прежде, и большая ее часть является конфиденциальной или защищенной. Системы предотвращения потери данных снижают риск человеческих ошибок, проверяя почтовый трафик и расшариваемые файлы на предмет конфиденциального контента, такого как номера кредитных карт и банковских счетов. Вы можете создавать правила для запуска автоматических действий при обнаружении нарушений в G Suite.
Мы рассмотрели вторую стратегию в рамках обзора о том, что компаниям следует изменить, чтобы “работать не опережение”. Третья статья станет заключительной для темы будущего совместной работы и продуктивности.
Если вы хотите узнать, как облачные сервисы G Suite помогут конкретно вашей компании, пишите нам — google@rarus.ru
Статистические данные взяты из отчета Google Cloud "Make it work. The future of collaboration and productivity". Полный отчет на языке оригинала можно скачать по ссылке.
В этой статье мы рассмотрим вторую стратегию: постоянный доступ к знаниям и возможность делиться идеями.
Исследования показывают, что люди работают лучше, когда имеют простой быстрый доступ к коллективным знаниям и информации, необходимой для работы. Половина работников по всему миру говорит, что доступ к таким данным положительно влияет на продуктивность.
По мнению сотрудников крупных компаний, обмен знаниями в режиме реального времени ведет к:
- более быстрому реагированию - 69%
- ускорению принятия решений - 63%
- повышению вовлеченности и удовлетворенности - 59%
- экономии времени и большей эффективности - 58%
- улучшению качества обслуживания и удовлетворенности клиентов - 48%
Итак, доступ к знаниям помогает раскрыть полный потенциал сотрудников. Отдел продаж может создать более качественные презентации, когда они владеют корректными данными и творческими активами. Маркетологи могут создавать более эффективные рекламные кампании, когда знают о результатах предыдущих. ИТ-специалисты могут реагировать быстрее на угрозы безопасности, когда получают предупреждающее уведомление о подозрительной активности.
79% бизнес-лидеров США убеждены, что бесшовный цифровой доступ к знаниям важен для общей производительности, но только 18% сообщают, что в компании есть необходимые инструменты.
Больше данных — больше проблем
Ежегодный рост данных на 61% приводит к тому, что предприятия генерируют больше информации, чем когда-либо прежде.
Но сотрудники не могут найти то, что им нужно:
86% испытывают проблемы при поиске информации, которая им нужна, чтобы делать свою работу.
82% тратят по меньшей мере 30 минут в день на поиск информации.
46% работников заявляют, что найти нужную информацию сложно и это отнимает много времени.
31% будут использовать Google Поиск, чтобы найти логотип собственной компании.
Чтобы преодолеть эти и другие трудности, больше половины работников прибегают к собственным решениям для обмена информацией, что подвергает риску важные данные. Поэтому дальновидные компании создают собственную культуру прозрачности и обмена информацией.
Безопасные инструменты для доступа, обмена и поиска информации
Первым шагом является предоставление сотрудникам централизованно управляемой технологии, которая отвечает их потребностям в доступе и обмене знаниями, ограничивая зависимость от несанкционированных приложений, которые могут поставить под угрозу конфиденциальные данные.
Например, многие компании внедряют облачные сервисы хранения и синхронизации файлов, социальные платформы, предназначенные для корпоративных коммуникаций, и инструменты для поиска во внутренних хранилищах данных.
Люди могут быстро и легко получать информацию, не беспокоясь о проблемах управления версиями или прохождения дополнительного этапа подключения через VPN. В идеале сотрудникам даже не нужно вводить ключевое слово или открывать папку; вместо этого приложение будет использовать искусственный интеллект для автоматического отображения нужного контента в нужное время.
Но доступ — это только часть головоломки. Сотрудникам также нужно научиться правильно работать с информацией. Как они могут использовать данные для принятия более взвешенных решений и улучшения качества обслуживания клиентов?
Ведущие предприятия пользуются преимуществами решений на основе искусственного интеллекта, которые позволяют любому человеку получить ценную информацию из данных, даже без специального обучения. Например, программа для работы с электронными таблицами предлагает возможность писать запросы с использованием естественного языка вместо SQL.
Больше голосов — лучше идеи
Сотрудникам также нужна возможность вносить свой вклад в коллективные знания своих организаций, будь то предложение нового продукта или услуги, обратная связь о внутренних процессах или бизнес-инициативах, обмен мнениями с коллегами. Вероятность, что сотрудник будет работать лучше, вырастает в 4,6 раза, когда он будет знать, что его голос услышан.
Сотрудникам также нужна возможность вносить свой вклад в коллективные знания своих организаций, будь то предложение нового продукта или услуги, обратная связь о внутренних процессах или бизнес-инициативах, обмен мнениями с коллегами. Вероятность, что сотрудник будет работать лучше, вырастает в 4,6 раза, когда он будет знать, что его голос услышан.
Грядущие поколения хотят, чтобы работа выполнялась эффективно. Они будут требовать большего от организаций — как клиенты, как сотрудники и как партнеры, потому что они выросли с ожиданием, что обмен, сервисы и информация будут доступны.
Джим Ланди, основатель, генеральный директор и ведущий аналитик,
Aragon Research
Международный бренд GANT оптимизировал процесс обмена знаниями,
высвободил 150 000 часов в год для глобальных инноваций.
Ключевые стратегические пункты
• Заменили дорогие устаревшие инструменты на облачные приложения для совместной работы и повышения производительности.
• Введена практика видеовстреч для общения с коллегами и партнерами из любой точки мира.
• Обеспечен быстрый беспрепятственный доступ к онлайн-обучению, документам и другим ресурсам для новых сотрудников.
Результаты
• Высвобождены 30–60 минут ежедневно для 800 пользователей, что позволяет им уделять больше внимания творческим задачам.
• Отказ от необходимости пересылать файлы по электронной почте туда и обратно, тем самым сокращено использование электронной почты на 40%.
• Сокращены расходы на поездки на 20% за счет проведения встреч и тренингов с помощью видео.
• Повышена производительность новых сотрудников за счет оптимизации процесса адаптации.
Поскольку в ближайшие годы доступ к информации станет более быстрым и легким, дальновидные компании переосмысливают свой подход к защите данных клиентов и интеллектуальной собственности — часто с помощью облачных технологий. Эксперт по безопасности Google Хизер Адкинс делится некоторыми ключевыми рекомендациями:
1. Воспользуйтесь преимуществами автоматизации безопасности.
Число киберугроз растет, а злоумышленники используют все более сложные методы, поэтому безопасность — это необходимость, которая должна масштабироваться. Переходите к автоматическим процессам безопасности с помощью инструментов анализа следующего поколения, которые предупреждают администраторов о подозрительных действиях, немедленно реагируют на действия злоумышленника и методично применяют те же правила к аналогичным угрозам в будущем.
2. Определите, где начинаются и заканчиваются границы предприятия, ведь многие сотрудники работают с несколькими устройствами и приложениями. Унифицированная панель управления может выступать в качестве сторожевой башни, предупреждая администраторов о потенциальных угрозах, давая рекомендации по улучшению состояния безопасности.
3. Не полагайтесь только на пароли.
Имя любимого питомца — единственный барьер между вами и взломом данных? Добавьте дополнительный уровень защиты с многофакторной аутентификацией, которая требует, чтобы сотрудники входили в систему, используя то, что они знают (свой пароль), и то, что у них есть (например, голосовой вызов или уведомление на телефоне). Сделайте процесс еще более удобным и безопасным, вооружив пользователей ключами безопасности — токенами аутентификации, которые подключаются к компьютерам и устройствам.
4. “Замените замки”, когда сотрудники уходят.
Принимая во внимание, что 36% сотрудников США участвуют в гиг-экономике и растут показатели текучести кадров для работников, занятых полный день, риск того, что бывшие сотрудники уйдут с корпоративными секретами, значителен. Обеспечьте безопасность и защищенность своей организации, пользуясь преимуществами облачных сервисов и не поощряя использование локальных хранилищ, таких как USB-накопители. Когда сотрудник уходит, обязательно отключите его доступ и удаленно удалите данные с телефонов и других персональных устройств.
5. Защита личной информации.
Ежегодный рост данных на 61% приводит к тому, что предприятия генерируют больше информации, чем когда-либо прежде, и большая ее часть является конфиденциальной или защищенной. Системы предотвращения потери данных снижают риск человеческих ошибок, проверяя почтовый трафик и расшариваемые файлы на предмет конфиденциального контента, такого как номера кредитных карт и банковских счетов. Вы можете создавать правила для запуска автоматических действий при обнаружении нарушений в G Suite.
Если вы хотите узнать, как облачные сервисы G Suite помогут конкретно вашей компании, пишите нам — google@rarus.ru
Статистические данные взяты из отчета Google Cloud "Make it work. The future of collaboration and productivity". Полный отчет на языке оригинала можно скачать по ссылке.
Комментарии